Accueillir vos vacanciers est une étape primordiale. Vos locataires ont été séduits par votre annonce et vos photos. Vous devez maintenant leur prouver qu’ils ont eu raison de vous avoir choisis et leur montrer votre professionnalisme, ainsi que votre disponibilité. Découvrez comment recevoir vos locataires, que faire si vous ne pouvez pas être présent et comment créer un guide d’accueil, véritable « petit plus » !
Comment accueillir les vacanciers ?
Vos locataires seront rassurés de voir que vous êtes disponible avant leur arrivée et d’être accueillis comme il se doit. Plus vous chouchoutez vos locataires, plus ils se sentent en confiance et recommanderont votre logement.
Comment recevoir : l’accueil de A à Z
Quelques jours avant l’arrivée de vos locataires dans votre location de vacances, nous vous recommandons d’envoyer un mail de bienvenue en leur rappelant l’itinéraire, l’heure d’arrivée et vos coordonnées ou celles de la personne qui sera là pour leur remettre les clés le cas échéant. Ils seront ainsi rassurés de savoir que vous vous occupez de tout.
Pour accueillir les vacanciers, le mieux est de préparer une To Do List qui vous permettra de ne rien oublier avec tout ce que vous souhaitez leur dire sur le logement et les environs, ainsi qu’un document pour l’état de lieux d’entrée et de sortie. Avant l’arrivée de vos locataires, assurez-vous que tout est en ordre et prévoyez un petit cadeau de bienvenue si vous le souhaitez. Cette petite attention fera bonne impression auprès de vos locataires.
Une fois que vos locataires sont là, faites le tour du propriétaire, répondez à leurs questions, faites l’état des lieux et laissez-leur les clés. C’est à ce moment-là que vous pouvez leur demander une caution en cas de dégradations de votre logement. Enfin, gardez à l’esprit qu’accueillir des vacanciers demande du temps et de la disponibilité, surtout en cas de problème !
Les alternatives si vous n’êtes pas là
Vous habitez trop loin de votre location saisonnière ou ne pouvez être présent pour accueillir les vacanciers ou en cas de problème ? Vous pouvez très bien déléguer ces tâches à une personne de confiance. Vous pouvez faire appel à un proche, un voisin ou un service de conciergerie. Ces derniers assurent la remise des clés et l’accueil de vos locataires, ainsi que leur départ. Selon la prestation souscrite, vous pouvez également demander un service de ménage et de blanchisserie, l’entretien du jardin ou encore la préparation de votre logement.
Toutefois, en cas de problème, les services de conciergerie et vos proches ne pourront rien faire. Si vous ne pouvez être présent rapidement, vous pouvez faire appel à des professionnels, telle une agence de gestion locative comme maeva Home. Des équipes sont là pour accueillir vos locataires, leur remettre les clés, leur présenter votre logement, mais aussi en cas de problèmes.
Créer un guide d’accueil pour les vacanciers
Pourquoi créer un guide d’accueil ?
Vos locataires sont enfin là ! Le petit plus ? Un livret ou un guide d’accueil à leur disposition ! Celui-ci peut être envoyé au préalable par email. Mais le mieux reste de le faire imprimer et relier pour le poser en évidence sur la table de la cuisine par exemple.
Ce guide a pour but d’être informatif. Mais si vous savez utiliser un logiciel de mise en page, essayez de le rendre attrayant. Ce sera plus agréable pour vos locataires. A l’intérieur des pages, vous pouvez y mettre vos règles de bienveillance, des informations sur l’utilisation des équipements si nécessaire ou encore des informations pratiques sur les environs. Vos locataires auront ainsi toutes les informations à porter de main et se sentiront choyés !
Que mettre dans son guide d’accueil ?
Vous pouvez y ajouter tout ce qui vous semble pertinent et qui pourrait améliorer le séjour de vos vacanciers ou de les rassurer en cas de problèmes.
- Un plan d’accès : si vous envoyez le guide avant l’arrivée de vos locataires, cela leur permettra de trouver leur chemin plus facilement. Vous pouvez y ajouter une photo de votre façade pour les aider à identifier rapidement la location et des icônes avec les adresses suggérées.
- Consignes pour l’entretien de votre location : n’hésitez pas à expliquer en détail comment utiliser vos équipements (lave-vaisselle, machine à laver, climatisation, chauffe-eau…) ou comment faire le tri des déchets.
- Le règlement : vous pouvez rappeler les horaires de ramassages de poubelles, les horaires où il ne faut plus faire de bruit, l’heure à laquelle ils devront partir, où ils peuvent fumer…
- Vos adresses de restaurants, les services et les commerces à proximité : restaurants, épiceries, fromagers, pharmacies, médecins, boulangeries, marchés : vos conseils sont précieux !
- Des idées de visites et d’activités : vous pouvez indiquer les coordonnées de l’Office du tourisme ou laisser des brochures comme le plan de la ville.
- Les numéros d’urgence : vos locataires seront soulagés d’avoir sous la main le numéro d’un médecin, d’un dépanneur, d’un garagiste ou encore celui de l’hôpital le plus proche. N’oubliez pas de laisser votre numéro dans la liste !
- L’inventaire : cela permettra aux vacanciers de savoir ce qu’ils peuvent trouver dans votre hébergement ou de recompter les couverts s’ils pensent en avoir perdu un par exemple.
